Êtes-vous en froid avec vos réunions de suivi? (Deuxième partie)

Nous avons vu dans la première partie,  les prérequis de la réunion de suivi. Une fois ces éléments en place, la suite logique est de tenir la réunion de suivi.

Le déroulement de la réunion de suivi

— Commencer à l’heure

Il est impératif de débuter à l’heure. Cela permet de consacrer 100 % du temps alloué à la discussion des points et encourage les participants à être à l’heure

— Limiter le temps de la réunion et finir à l’heure

C’est le corollaire du point précédent. La réunion doit tenir dans le temps alloué. Il faut éviter à tout prix les réunions de suivi d’une heure qui finissent trois heures plus tard… c’est le meilleur moyen de perdre son temps, de saturer vos collaborateurs et de perdre totalement leur attention.

— Se concentrer à faire un suivi des points de l’ordre du jour

Ceci constitue un autre champ de mines. L’objectif ultime de la réunion est de faire un suivi des livrables et de détecter proactivement tout problème qui pourrait en compromettre la livraison. Vous n’êtes pas là pour trouver des solutions. Il ne faut pas tomber dans l’analyse des problèmes. Dans ce cas, il faut déléguer la tâche ou convoquer une réunion spécifiquement sur ce sujet. Cela évitera de défoncer le temps de réunion et de démobiliser les participants qui n’ont rien à faire dans la résolution du problème. 

— Passer en revue la planification générale

C’est un point primordial de l’ordre du jour. La planification générale contient l’ensemble des étapes requises pour livrer un projet ou la liste des activités courantes à réaliser. Le but de l’exercice, comme vous le devinez, est de s’assurer que tout se déroule comme prévu. Tout changement de date ou d’ajout de livrables doit se faire en direct pour que tous constatent les changements.

— Tenir un registre des tâches

Le registre de tâche est un outil complémentaire à la planification générale. Toute activité de très court terme (généralement une semaine ou l’intervalle entre les réunions de suivi) qui n’est pas un livrable formel de la planification générale doit s’y retrouver. Par exemple, un projecteur est requis pour une présentation à un client et celui-ci doit être réservé chez un fournisseur local. Ce n’est pas un livrable formel , mais le fait de ne pas avoir l’équipement en question peut avoir de grandes conséquences.

Le registre des tâches consiste à écrire les tâches de chacun, la date d’inscription de la tâche et la date de livraison. Pourquoi un registre? Élémentaire mon cher Watson! Cela vous permettra de rappeler à chacun ses tâches et éviter de leur part des oublis malencontreux. Normalement, je fais parvenir la liste des tâches à chacun des participants après la réunion. Cela aide tous vos collaborateurs, même les plus diligents, à faire le travail pour la date convenue.

    

Le style à adopter pour la réunion de suivi

La conduite d’une réunion de suivi ressemble à la marche d’un funambule sur un fil de fer. L’animateur doit constamment garder l’équilibre entre la fermeté et l’ouverture, entre le chronomètre et la matière à discuter. De tomber dans les extrêmes ne mène à rien. Être très ferme et totalement à cheval sur l’ordre du jour peut vous faire manquer un nouveau développement critique pour la suite des choses. À l’inverse, de permettre l’ajout de plein de sujets peu ou pas pertinents sous prétexte qu’il faut « écouter ses collaborateurs » va faire couler à pic votre réunion de suivi.

Dans le même ordre d’idée, on me pose souvent la question suivante. Doit-on utiliser l’humour en réunion?    L’humour dosé permet de garder l’intérêt des gens en détendant l’atmosphère, mais ici encore, il ne faut pas verser dans l’excès, car les participants vont rire au lieu de focaliser sur la matière importante.

En guise de conclusion sur les réunions de suivi

J’espère que ces quelques conseils vous auront permis de réchauffer vos relations avec vos réunions de suivi. Comme toute relation, c’est le temps qui fera la chose. Donnez-vous le temps d’améliorer vos techniques et votre approche. Vos réunions de suivi deviendront alors votre plus grand allié dans la réussite de votre entreprise. 

Vos commentaires sont toujours les bienvenus.

Marketing-ment votre !

Clovis Fortin

Êtes-vous en froid avec vos réunions de suivi? (Première partie)

Les réunions de suivi ont mauvaise presse. On les affuble de tous les noms : perte de temps, ennuyantes, inutiles. Êtes-vous en froid avec vos réunions de suivi? En bien, il faut immédiatement réchauffer vos relations avec celles-ci! 

La réunion de suivi est un outil essentiel pour le propriétaire de PME. Essentiel? Je vous vois déjà hocher la tête de dépit. La réunion permet de faire une chose simple, mais tellement payante pour votre entreprise : s’assurer que les choses se déroulent selon la planification prévue. Est-ce utile de préciser que, que ce soit pour un client ou pour une amélioration interne, dans tous les cas, ne pas livrer comme prévu coûte cher.

Avec quelques trucs et conseils, il est possible de maîtriser l’art de la réunion de suivi. 

On distingue :

Les prérequis à la réunion de suivi

— Avoir une planification générale prête pour la réunion de suivi. 

Celle-ci doit contenir la liste des livrables, la date de début et fin et le nom du responsable de la livraison. Cette planification est requise autant pour des projets que des activités courantes. Il est très important que la planification soit faite avec les gens qui vont livrer les choses.   De cette façon, les gens sont engagés sur les dates, car ce sont eux qui vous les ont données. Vous pouvez utiliser un logiciel spécialisé comme MS Project, si disponible,  sinon un simple fichier Excel fera parfaitement l’affaire.

— Convoquer seulement les personnes pertinentes

C’est un de piège dans lequel il ne faut pas tomber. Il n’y a rien de pire que de convoquer des personnes qui sont peu impliquées dans les sujets de discussion. Ces personnes vont vite arrêter d’écouter et même se mettre à déconcentrer les autres. 

— Avoir une liste de sujets prédéfinis avant la réunion de suivi

C’est l’ordre du jour de la réunion. J’ai l’habitude de définir ma liste de sujets au fur et à mesure durant l’intervalle entre les deux réunions de suivi. C’est la meilleure façon de ne rien oublier de votre côté. En amorçant votre réunion de suivi, vous serez en mesure de compléter la liste en demandant à vos collaborateurs s’ils ont des sujets à discuter lors d’un tour de table. 

— Convoquer les réunions de suivi à intervalle régulier. 

Les réunions de suivi doivent être convoquées le plus longtemps à l’avance. Le but est de couper net la tentation des gens de vous dire qu’ils n’ont pas le temps d’y assister.   La récurrence évite que vous manquiez des échéances. En se voyant toutes les semaines par exemple, cela vous donne généralement le temps de réagir et de corriger la situation. 

— Choisir un logiciel de prise de notes

La prise de notes est essentielle. Il ne s’agit pas ici de faire un procès–verbal de la réunion, c’est-à-dire d’écrire tout ce qui s’est dit. L’idée est de capturer l’essentiel : situation, solution proposée, prochaines étapes.   Reste à décider avec quoi prendre les notes. Je vous encourage fortement à le faire directement à l’ordinateur. Le logiciel est à votre discrétion. Dans la suite Office, il existe Onenote qui été conçu à cet effet. Personnellement, j’aime bien utiliser Excel. 

On me demande souvent qui doit prendre les notes. Dans les réunions de suivi que j’anime, je suis la personne qui prend les notes. Cela a deux avantages. Le premier étant que la prise de note nécessite du temps. Ainsi, comme animateur/scribe, vous pouvez contrôler la vitesse de déroulement de la réunion. Le second avantage est que cela permet d’écrire ce que vous considérez comme important, de mettre en forme le résumé selon vos besoins.

Nous venons de passer en revue les prérequis de la réunion de suivi.  Nous allons explorer dans la deuxième partie de ce billet le déroulement de la réunion de suivi, ainsi que le style à adopter.

Vos commentaires sont toujours les bienvenus.

Marketing-ment votre !

Clovis Fortin