Êtes-vous en froid avec vos réunions de suivi? (Deuxième partie)

Nous avons vu dans la première partie,  les prérequis de la réunion de suivi. Une fois ces éléments en place, la suite logique est de tenir la réunion de suivi.

Le déroulement de la réunion de suivi

— Commencer à l’heure

Il est impératif de débuter à l’heure. Cela permet de consacrer 100 % du temps alloué à la discussion des points et encourage les participants à être à l’heure

— Limiter le temps de la réunion et finir à l’heure

C’est le corollaire du point précédent. La réunion doit tenir dans le temps alloué. Il faut éviter à tout prix les réunions de suivi d’une heure qui finissent trois heures plus tard… c’est le meilleur moyen de perdre son temps, de saturer vos collaborateurs et de perdre totalement leur attention.

— Se concentrer à faire un suivi des points de l’ordre du jour

Ceci constitue un autre champ de mines. L’objectif ultime de la réunion est de faire un suivi des livrables et de détecter proactivement tout problème qui pourrait en compromettre la livraison. Vous n’êtes pas là pour trouver des solutions. Il ne faut pas tomber dans l’analyse des problèmes. Dans ce cas, il faut déléguer la tâche ou convoquer une réunion spécifiquement sur ce sujet. Cela évitera de défoncer le temps de réunion et de démobiliser les participants qui n’ont rien à faire dans la résolution du problème. 

— Passer en revue la planification générale

C’est un point primordial de l’ordre du jour. La planification générale contient l’ensemble des étapes requises pour livrer un projet ou la liste des activités courantes à réaliser. Le but de l’exercice, comme vous le devinez, est de s’assurer que tout se déroule comme prévu. Tout changement de date ou d’ajout de livrables doit se faire en direct pour que tous constatent les changements.

— Tenir un registre des tâches

Le registre de tâche est un outil complémentaire à la planification générale. Toute activité de très court terme (généralement une semaine ou l’intervalle entre les réunions de suivi) qui n’est pas un livrable formel de la planification générale doit s’y retrouver. Par exemple, un projecteur est requis pour une présentation à un client et celui-ci doit être réservé chez un fournisseur local. Ce n’est pas un livrable formel , mais le fait de ne pas avoir l’équipement en question peut avoir de grandes conséquences.

Le registre des tâches consiste à écrire les tâches de chacun, la date d’inscription de la tâche et la date de livraison. Pourquoi un registre? Élémentaire mon cher Watson! Cela vous permettra de rappeler à chacun ses tâches et éviter de leur part des oublis malencontreux. Normalement, je fais parvenir la liste des tâches à chacun des participants après la réunion. Cela aide tous vos collaborateurs, même les plus diligents, à faire le travail pour la date convenue.

    

Le style à adopter pour la réunion de suivi

La conduite d’une réunion de suivi ressemble à la marche d’un funambule sur un fil de fer. L’animateur doit constamment garder l’équilibre entre la fermeté et l’ouverture, entre le chronomètre et la matière à discuter. De tomber dans les extrêmes ne mène à rien. Être très ferme et totalement à cheval sur l’ordre du jour peut vous faire manquer un nouveau développement critique pour la suite des choses. À l’inverse, de permettre l’ajout de plein de sujets peu ou pas pertinents sous prétexte qu’il faut « écouter ses collaborateurs » va faire couler à pic votre réunion de suivi.

Dans le même ordre d’idée, on me pose souvent la question suivante. Doit-on utiliser l’humour en réunion?    L’humour dosé permet de garder l’intérêt des gens en détendant l’atmosphère, mais ici encore, il ne faut pas verser dans l’excès, car les participants vont rire au lieu de focaliser sur la matière importante.

En guise de conclusion sur les réunions de suivi

J’espère que ces quelques conseils vous auront permis de réchauffer vos relations avec vos réunions de suivi. Comme toute relation, c’est le temps qui fera la chose. Donnez-vous le temps d’améliorer vos techniques et votre approche. Vos réunions de suivi deviendront alors votre plus grand allié dans la réussite de votre entreprise. 

Vos commentaires sont toujours les bienvenus.

Marketing-ment votre !

Clovis Fortin