Êtes-vous en froid avec vos réunions de suivi? (Première partie)

Les réunions de suivi ont mauvaise presse. On les affuble de tous les noms : perte de temps, ennuyantes, inutiles. Êtes-vous en froid avec vos réunions de suivi? En bien, il faut immédiatement réchauffer vos relations avec celles-ci! 

La réunion de suivi est un outil essentiel pour le propriétaire de PME. Essentiel? Je vous vois déjà hocher la tête de dépit. La réunion permet de faire une chose simple, mais tellement payante pour votre entreprise : s’assurer que les choses se déroulent selon la planification prévue. Est-ce utile de préciser que, que ce soit pour un client ou pour une amélioration interne, dans tous les cas, ne pas livrer comme prévu coûte cher.

Avec quelques trucs et conseils, il est possible de maîtriser l’art de la réunion de suivi. 

On distingue :

Les prérequis à la réunion de suivi

— Avoir une planification générale prête pour la réunion de suivi. 

Celle-ci doit contenir la liste des livrables, la date de début et fin et le nom du responsable de la livraison. Cette planification est requise autant pour des projets que des activités courantes. Il est très important que la planification soit faite avec les gens qui vont livrer les choses.   De cette façon, les gens sont engagés sur les dates, car ce sont eux qui vous les ont données. Vous pouvez utiliser un logiciel spécialisé comme MS Project, si disponible,  sinon un simple fichier Excel fera parfaitement l’affaire.

— Convoquer seulement les personnes pertinentes

C’est un de piège dans lequel il ne faut pas tomber. Il n’y a rien de pire que de convoquer des personnes qui sont peu impliquées dans les sujets de discussion. Ces personnes vont vite arrêter d’écouter et même se mettre à déconcentrer les autres. 

— Avoir une liste de sujets prédéfinis avant la réunion de suivi

C’est l’ordre du jour de la réunion. J’ai l’habitude de définir ma liste de sujets au fur et à mesure durant l’intervalle entre les deux réunions de suivi. C’est la meilleure façon de ne rien oublier de votre côté. En amorçant votre réunion de suivi, vous serez en mesure de compléter la liste en demandant à vos collaborateurs s’ils ont des sujets à discuter lors d’un tour de table. 

— Convoquer les réunions de suivi à intervalle régulier. 

Les réunions de suivi doivent être convoquées le plus longtemps à l’avance. Le but est de couper net la tentation des gens de vous dire qu’ils n’ont pas le temps d’y assister.   La récurrence évite que vous manquiez des échéances. En se voyant toutes les semaines par exemple, cela vous donne généralement le temps de réagir et de corriger la situation. 

— Choisir un logiciel de prise de notes

La prise de notes est essentielle. Il ne s’agit pas ici de faire un procès–verbal de la réunion, c’est-à-dire d’écrire tout ce qui s’est dit. L’idée est de capturer l’essentiel : situation, solution proposée, prochaines étapes.   Reste à décider avec quoi prendre les notes. Je vous encourage fortement à le faire directement à l’ordinateur. Le logiciel est à votre discrétion. Dans la suite Office, il existe Onenote qui été conçu à cet effet. Personnellement, j’aime bien utiliser Excel. 

On me demande souvent qui doit prendre les notes. Dans les réunions de suivi que j’anime, je suis la personne qui prend les notes. Cela a deux avantages. Le premier étant que la prise de note nécessite du temps. Ainsi, comme animateur/scribe, vous pouvez contrôler la vitesse de déroulement de la réunion. Le second avantage est que cela permet d’écrire ce que vous considérez comme important, de mettre en forme le résumé selon vos besoins.

Nous venons de passer en revue les prérequis de la réunion de suivi.  Nous allons explorer dans la deuxième partie de ce billet le déroulement de la réunion de suivi, ainsi que le style à adopter.

Vos commentaires sont toujours les bienvenus.

Marketing-ment votre !

Clovis Fortin